7 Tips Manajemen Waktu dan Manfaatnya agar Produktif

Waktu adalah uang, sekali hilang kita rugi bandar. Kalau uang, mungkin masih bisa dicari, berbeda dengan waktu. Oleh karenanya kita memerlukan tips manajemen waktu agar produktivitas dan kualitas hidup bertambah!

Namun, sebelum mengetahui tips-tips mengatur waktu, ada baiknya Anda mengetahui manfaat manajemen waktu agar Anda semakin semangat untuk tidak menyia-nyiakannya.

Manfaat Manajemen Waktu

Mengurangi stres dan cemas

Banyaknya tugas bukanlah hal yang perlu dikhawatirkan apabila Anda memiliki manajemen waktu yang baik. Setiap harinya aktivitas Anda akan lebih tertata karena Anda cenderung tidak memaksakan diri untuk menyelesaikan semua tugas secara bersamaan.

Hal ini otomatis akan mengurangi tingkat stres dan rasa cemas akan tidak selesainya tugas tertentu. Alih-alih bekerja keras, manajemen waktu membantu Anda untuk bekerja lebih cerdas.

Leluasa melakukan banyak hal

Manajemen waktu yang baik akan membuat pekerjaan Anda selesai tepat waktu. Hal ini akan memberikan ruang bagi Anda untuk melakukan hal lain di luar pekerjaan, seperti berolahraga, melakukan hobi, berkumpul bersama keluarga, sampai beristirahat dengan optimal.

Meningkatkan kualitas diri dan citra positif

Pekerjaan yang bisa selesai tepat waktu dan terpenuhinya kebutuhan lain di luar pekerjaan akan mampu meningkatkan kualitas diri pribadi Anda. Anda akan tumbuh menjadi pribadi yang disiplin dan bertanggung jawab.

Selanjutnya, dalam dunia pekerjaan manajemen waktu sangat dibutuhkan, bukan tidak mungkin Anda akan mendapat citra positif dari atasan dan rekan kerja. Mereka akan memandang Anda sebagai individu yang dapat diandalkan, sehingga peluang meningkatnya karir akan lebih besar.

Tips Efektif Manajemen Waktu

Berikut beberapa cara agar Anda dapat mengatur waktu dengan sebaik mungkin sehingga peningkatan produktivitas tak hanya jadi angan-angan:

Pahami tujuan yang ingin dicapai

Sebelum mulai mengatur waktu, Anda harus benar-benar memahami tujuan yang ingin dicapai. Tujuan ini bisa berupa tujuan jangka pendek, menengah, maupun panjang.

Selanjutnya, tetapkan beberapa rencana aksi yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Hal ini akan sangat membantu dalam mengarahkan langkah Anda ke depannya.

Tetapkan prioritas dan tenggat waktu

Setelah menerapkan tips di poin pertama, mungkin Anda menyadari betapa banyaknya hal yang ingin Anda capai. Tentu akan sulit jika Anda memaksakan diri mencapai tujuan-tujuan tersebut secara bersamaan.

Maka disinilah Anda perlu menyusun skala prioritas yang tepat. Skala prioritas akan membuat upaya Anda lebih sistematis sehingga tugas Anda tidak akan terbengkalai.

Anda dapat menyusun skala prioritas dengan berpedoman pada Matriks Eisenhower atau Matriks Penting yang terbagi menjadi 4 kuadran berikut:

Kuadran 1: Mendesak dan penting
Kuadran 2: Tidak mendesak, tetapi penting
Kuadran 3: Mendesak, tetapi tidak penting
Kuadran 4: Tidak mendesak dan tidak penting

Setelah menetapkan prioritas, langkah selanjutnya adalah menentukan tenggat waktu (deadline) dari masing-masing tugas. Ini akan membuat Anda lebih terpacu dan tidak terlalu bersantai-santai saat menyelesaikan setiap tugas.

Anda juga boleh memberikan toleransi waktu maksimal untuk mengantisipasi munculnya kesulitan atau hambatan yang tidak dapat diprediksi.

Selesaikan pekerjaan satu per satu

Beberapa orang mungkin merasa puas ketika bisa mengerjakan beberapa tugas secara bersamaan atau yang biasa disebut multitasking.

Padahal faktanya, dikutip dari startuptalky.commultitasking dapat menurunkan produktivitas hingga 40%. Seorang ahli saraf juga menyebutkan bahwa otak kita tidak dirancang untuk melakukan lebih dari satu hal pada waktu yang sama.

Bahkan kebiasaan multitasking dapat menurunkan efisiensi hingga menyebabkan kerusakan otak secara permanen.

Jadi, multitasking sebenarnya tak selalu baik, lho. Sebaiknya Anda menyelesaikan tugas satu persatu agar tetap fokus, hasil yang diperoleh maksimal, dan menghindarkan dari kelelahan.

Selain itu jangan hanya berorientasi pada kecepatan tapi juga ketepatan, karena ketika banyak kesalahan yang terjadi, maka hal ini justru membuat waktu Anda banyak tersita untuk memperbaikinya.

Manfaatkan teknologi

Saat ini sudah banyak aplikasi yang bisa digunakan untuk mengatur pekerjaan dan waktu. Aplikasi semacam ini akan membantu Anda memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan serta memantau progres pekerjaan Anda bersama tim.

Berikut rekomendasi aplikasi yang dapat Anda gunakan:

Trello dan Notion: mengatur manajemen project dan melacak aktivitas harian
Any do dan Todoist: Membuat to-do-list serta pengingat untuk melakukannya.
Google Calendar: Menjadwalkan acara penting harian secara terperinci. Memungkinkan Anda untuk mengatur waktu mulai dan waktu berhentinya sekaligus.

Meminta bantuan pada orang lain

Jika ada pekerjaan yang bisa dikerjakan bersama atau didelegasikan kepada orang lain, maka lakukan hal tersebut. Ini akan membantu mengurangi tingkat stres dan memudahkan Anda untuk menyelesaikan pekerjaan lain.

Namun pastikan Anda meminta bantuan pada orang yang benar-benar berkompeten dan bertanggung jawab untuk meminimalisir kesalahan dalam pengerjaan tugas.

Luangkan waktu untuk istirahat

Beberapa orang seringkali tetap menggunakan waktu istirahat untuk bekerja dengan dalih agar pekerjaan lebih cepat selesai. Padahal ini bukanlah pilihan yang tepat sebab akan membuat Anda lebih cepat stres dan kelelahan (burnout).

Meskipun hanya sebentar, sempatkan istirahat untuk membuat pikiran dan tubuh Anda lebih rileks.

Terutama bagi Anda yang bekerja di depan laptop atau komputer, Anda sangat berpotensi mengalami computer vision syndrome (CVS). Sindrom ini adalah sekumpulan gejala pada mata dan leher karena aktivitas screen time yang berlebihan dan dalam jangka panjang.

Gejala yang muncul diantaranya mata lelah, nyeri kepala, nyeri leher dan pundak, penglihatan buram, dan sebagainya.

Nah, untuk mengatasinya Anda bisa menerapkan 20-20-20 rule.

Caranya yaitu mengistirahatkan mata setiap 20 menit sekali, lalu melihat objek sejauh 20 kaki (6 meter) selama 20 menit.

Minimalkan distraksi

Saat mengerjakan tugas tidak menutup kemungkinan akan muncul banyak distraksi (gangguan) yang mengurangi fokus dan konsentrasi.

Beberapa distraksi yang biasa muncul diantaranya notifikasi dari gadget, baik itu email, chat WhatsApp, dan lain sebagainya. Distraksi yang sering muncul tidak hanya menurunkan fokus namun juga menurunkan produktivitas.

Meskipun demikian, Anda bisa menerapkan beberapa cara berikut untuk meminimalkan distraksi:

Menonaktifkan suara notifikasi
Tetapkan waktu khusus untuk mengecek notifikasi secara bersamaan sekaligus. Jangan berulang kali mengecek gadget apalagi dalam hal yang tidak berkaitan dengan pekerjaan.
Aktifkan mode pesawat

Sekian pembahasan mengenai manajemen waktu, meliputi manfaat dan tips melakukannya dengan lebih efektif.

Anda perlu mencobanya satu per satu untuk mengetahui efektivitas dan kesesuaiannya dengan pribadi Anda. Jangan lupa, tips-tips tadi harus dilakukan secara konsisten, sabar, dan disiplin, ya.

Penutup

Perubahan ke arah yang lebih baik memang harus dimulai dari diri sendiri. Namun jangan lupa juga untuk melibatkan Allah agar upaya Anda senantiasa dilancarkan dan hasilnya selalu diberkahi.

Selain itu, meski banyak kesibukan menanti, kesehatan tetap harus Anda prioritaskan, terutama memastikan terpenuhinya cairan tubuh yang menjadi modal utama menjaga fokus dan konsentrasi.